DMS – einfach und sicher implementiert
Die aktuelle Diskussion um Cloud Computing hat sich auf die Frage nach der richtigen Betriebsform für ECM-Systeme konzentriert. Bisher konnten diese Systeme entweder von der eigenen IT-Abteilung oder von einem entsprechend qualifizierten Anbieter betrieben werden. Die zunehmende Verfügbarkeit von Cloud-Angeboten erhöht nun den Spielraum für zukunftsweisende Veränderungen.
Der zentrale Anlaufpunkt für alle Dokumente ist das DMS. Daher ist es von hoher Wichtigkeit, dass die Implementation vor allem sicher und performant ist.
Die Nutzung der IT-Infrastruktur als Variante “on Premises” oder “Managed Service” ist weit verbreitet. Immer beliebter wird die Betriebsform Cloud, um die eigene IT weitgehender zu entlasten:
on Premises: Bei diesem Modell verfügt das Unternehmen über eine eigene IT-Landschaft, welche intern betrieben werden muss. Alle Investitionen in Hardware und Software sowie Betriebs- und Personalkosten müssen selbst getragen werden.
Managed Services: Hier liegen die Kosten je nach Art ganz oder teilweise in der Hand des externen Dienstleisters. Dieser übernimmt den Betrieb des Hardware-Supports über Vereinbarungen auf Service-Ebene speziell für den Kunden.
Cloud: Immer gefragter ist die Betriebsform Cloud, welche die gewünschten Dienste bereitgestellt. Es wird zwischen verschiedenen Ebenen unterschieden: Infrastructure as a Service, Platform as a Service und Software as a Service.
Mögliche Betriebsformen für Ihr DMS
Schon jetzt interessiert? Kontaktieren Sie uns gerne.
Betriebsform on Premises
Software on Premises (SoP) setzt auf die klassische lokale Nutzung von Daten und Infrastrukturen in Ihrem Unternehmen. Deshalb befindet sich die Software auf Ihrem Server. Dadurch wird eine Unabhängigkeit von Drittanbietern sowie die maximale Entscheidungsfähigkeit gewährleistet. Allerdings müssen Sie hierbei selbst für Hardware, Datensicherheit, Wartungen und Updates Sorge tragen.
Um Ihre IT zu entlasten, können Sie die Wartung und Pflege auch auslagern. Über die sogenannten Managed Services übernehmen Dienstleister wie auch FKS alle Wartungs- und Monitoring-Arbeiten für Sie.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Unabhängig: Drittanbietern, ggf. Internet
- Kontrolle: maximale Entscheidungsfähigkeit
Betriebsform Cloud
Beim Cloud Computing fallen keine Hardware-Investitionen an. Die Kosten richten sich vielmehr nach Art, Ort und Häufigkeit der jeweiligen Nutzung. Der entscheidende Vorteil ist, dass die Kosten nur bei Nutzung eines Cloud-Dienstes entstehen. Diese bewegen sich somit von Fixkosten zu variablen Kosten.
Welche verschiedenen Service-Ebenen der ECM-Cloud existieren?
Infrastructure as a Service (IaaS) beschreibt die Nutzung der Recheninfrastruktur eines Anbieters, die grundlegende Rechenressourcen wie Rechenleistung, Speicher oder Netzwerkfähigkeiten bereitstellt. Für den Betrieb der Plattform der darauf basierenden Anwendungen ist er Nutzer selbst verantwortlich und muss diese konfigurieren.
Auf einer höheren Ebene ist Platform as a Service (PaaS) eine Art von Dienst, der ein Programmiermodell und Tools zum Erstellen und Ausführen von Anwendungen bereitstellt, die auf der Cloud basieren. Neben der erforderlichen Infrastruktur stellt der Anbieter in dieser Plattform auch Datenbanken und die entsprechenden technischen Spezifikationen bereit. Der Nutzer ist selbst für die Installation und den Betrieb der gewünschten Anwendungen verantwortlich.
Cloud oder auch Software as a Service (SaaS) ist die oberste Ebene und eine komfortable Methode zur Einführung eines DMS. Hierbei ist kein eigener Server Voraussetzung, da die Software in der Cloud für Sie betrieben wird und das System für die Zwecke gemietet wird. Dabei ist für einen hohen Sicherheitsstandard für Ihre Daten gesorgt.
Welche Funktionen bietet ein Cloud Dokumentenmanagement?
Es ist völlig unabhängig von der Betriebsform, welche Funktionen zur Verfügung stehen. Dabei sind folgende Kernfunktionalitäten gegeben: die Intelligente Ablage, die Archivierung, die Schnittstellen zu Ihren Systemen, die Schnellsuche sowie die Prozessautomatisierung.
Was bedeutet die Cloud für Ihre ECM-Software?
Im ECM-Umfeld ist die Cloud ein wichtiges Thema, das derzeit den Markt dominiert und es Unternehmen ermöglicht, grundlegende Funktionen im Dokumentenmanagement zu implementieren. Innerhalb der ECM-Teilsegmente haben die Cloud-Services bereits große Relevanz für Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branche gefunden. Dies gilt insbesondere für reine Cloud-Speicher, die einen echten Mehrwert in Bezug auf die Zusammenarbeit darstellen, da Unternehmen oft dezentral organisiert sind. Zudem ermöglicht der externe Zugriff auf Daten und Dokumente durch ein mobiles Endgerät die Gestaltung von Geschäftsprozessen und liefert damit die Grundlage für einen modernen Arbeitsplatz.
Warum ist die Cloud für Sie eine optimale Betriebsform?
Die Nutzung ist in der Regel nach einer Cloud-Entscheidung sofort möglich und kann ebenfalls so konfiguriert werden, dass bei Bedarf zusätzliche Funktionen erweitert und entfernt werden können, wenn sie nicht verwendet werden. Dadurch lässt sich das Wachstum Ihrer Organisation analog zu Ihren Cloud-Services-Anwendungen skalieren.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Sicherheit: Höchster Sicherheitsstandard im Cloud-System
- Zeit sparen: Automatisierung der Workflows, optimierte Suchvorgänge
- Von Überall möglich: Ortsunabhängig und dadurch krisensicher
- Volle Kontrolle: Klein anfangen und groß werden, Funktionen erweitern
Betriebsform Hybrid
Bei einem hybriden Service Modell kann die Software sowohl on Premises (SoP) als auch in der Cloud (SaaS) implementiert werden. Je nach Bedarf können die unternehmenseigenen Daten lokal in Ihrem Unternehmen oder in der Cloud gespeichert sein. So können Sie die Vorteile aus beiden Service-Modellen nutzen.
Eine Funktion, welche ausschließlich im Hybrid-Modell genutzt werden kann ist das neue Cloud Dashboard. Hier kann die Startseite für die tägliche Arbeit mit notwendigen Links gefüllt werden. Aktuelle Aufgaben können angezeigt werden, wie die zuletzt geänderten Dokumente oder die zuletzt durchgeführten Suchen. Alle Informationen lassen sich frei organisieren und zu einem personalisierten Dashboard zusammenstellen. Dazu können Sie die einzelnen Widgets einfach per Drag&Drop an die gewünschte Position auf dem Dashboard ziehen. Dokumente können einfach im Dokumentenmanagement System abgelegt werden. Dazu können Sie diese entweder einfach auswählen oder per Drag&Drop auf das Ablage-Widget ziehen. Es öffnet sich der Importdialog zur Dokumentenzuordnung mit anschließender gesicherter Ablage im DMS. Aufgaben, die direkt angezeigt werden sollen, können durch Ändern der Größe des Widget-Fensters angezeigt werden. Wenn die kurze Beschreibung der Aufgabe nicht ausreicht, kann man auf die Aufgabe klicken und die gesamte Aufgabe wird in einem Seitenfenster angezeigt. Einfache Aufgaben wie eine Quittierung können direkt erledigt werden, so dass die Startseite nicht einmal verlassen werden muss. Dadurch ist die schnelle und effiziente Arbeit garantiert.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Unabhängig: Drittanbietern, ggf. Internet
- Kontrolle: maximale Entscheidungsfähigkeit
- Sicherheit: Höchster Sicherheitsstandard im Cloud-System
- Zeit sparen: Automatisierung der Workflows, optimierte Suchvorgänge
- Von Überall möglich: Ortsunabhängig und dadurch krisensicher
- Volle Kontrolle: Klein anfangen und groß werden, Funktionen erweitern
Wie kann ein DMS in der Cloud auch in Ihrem Unternehmen optimal integriert werden? Sprechen Sie uns gerne an. Wir begleiten Sie von der ersten Frage über die Implementierung bis hin zu kontinuierlichen Verbesserungsgesprächen im laufenden Betrieb.
Bereit für die Digitalisierung? Kontaktieren Sie uns gerne.