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Datenschutzhinweis für Veranstaltungsbesuchende

Sorgfalt und Transparenz ist die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zustehen.

VERANTWORTLICHER FÜR DIE DATENVERARBEITUNG

Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist die

Friedrich Karl Schroeder GmbH & Co. KG
Schwarzer Weg 8
22309 Hamburg
Telefon +49 40 63705-0
info(at)fks.de

Persönlich haftende Gesellschafterin: FKS Schroeder GmbH
Registergericht: Hamburg HRB 15200
Vertretungsberechtigte Geschäftsführer:
Christian Schroeder, Wolfgang Rocker

KONTAKTMÖGLICHKEIT DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN

Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Daher möchten wir Ihnen jederzeit Rede und Antwort bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen. Wenn Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte oder wenn Sie zu einem Punkt vertiefte Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte jederzeit an unsere Datenschutzkoordinatoren für allgemeine Fragen unter Datenschutz(at)fks.de, für die Datenschutzbeauftragten direkt nutzen Sie bitte die dsb(at)fks.de. Alternativ erreichen Sie das Team unter unserer Postadresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragte“.

WELCHE IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WERDEN, VON IHNEN ALS TEILNEHMENDE PERSON, VON UNS GENUTZT?

Wenn Sie sich für eine Veranstaltung anmelden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten unter anderem auch zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Wahrung eines berechtigten Interesses oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung.

Wenn Sie sich für eine Veranstaltung anmelden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten unter anderem auch zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Wahrung eines berechtigten Interesses oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung.

  1. Anmeldung zur Veranstaltung
    Je nach Rechtsgrundlage handelt es sich um folgende Kategorien personenbezogener Daten:
    Vorname, Nachname
    Firmenname und -Adresse
    Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail-Adresse, Fax)
    Kommunikationsinhalte (Gesprächsprotokoll, E-Mail)
    Abteilung
    Funktion
  2. Vor-Ort-Besuch zur Veranstaltung
    Je nach Rechtsgrundlage handelt es sich um folgende Kategorien personenbezogener Daten beim Vor-Ort-Besuch der Veranstaltung:
    l) Foto- und Filmaufnahmen
    Bei den Veranstaltungen der Friedrich Karl Schroeder GmbH & Co. KG werden Foto- und Filmaufnahmen angefertigt, die in verschiedenen Medien veröffentlicht werden. Diese Aufnahmen sind mit der bildlichen Darstellung von anwesenden Personen verbunden, wobei die Personenauswahl zufällig erfolgt. Eine Darstellung der Bilder erfolgt auf unserer Homepage, Printmedien und Social-Media-Kanälen. Mit dem Betreten der Veranstaltungsräume erfolgt die Einwilligung der anwesenden Person zur unentgeltlichen Veröffentlichung in vorstehender Art und Weise und zwar ohne, dass es einer ausdrücklichen Erklärung der betreffenden Person bedarf. Sollte die betreffende Person im Einzelfall nicht mit der Veröffentlichung ihrer Person einverstanden sein, bitten wir um die unmittelbare Mitteilung bei dem verantwortlichen Fotografen.
    Sollte die betreffende Person mit einer bereits erfolgten konkreten Veröffentlichung einer fotografischen Darstellung ihrer Person nicht einverstanden sein, bitten wir um umgehende Benachrichtigung per Mail, Telefon oder auf postalischem Weg mit der genauen Bezeichnung der diesbezüglich in Rede stehenden Abbildung. In diesem Fall wird die Abbildung binnen einer angemessenen Frist entfernt und nicht weiter veröffentlicht.
    ll) Lead-Bögen
    Bei den Veranstaltungen der Friedrich Karl Schroeder GmbH & Co. KG werden Lead-Bögen ausgefüllt, damit das Interesse und Anfragen von Interessenten und Kunden im Nachgang bearbeitet werden können.
    Folgende Kategorien personenbezogener Daten werden dabei erfasst:
    – Vorname, Nachname
    – Firmenname und -Adresse
    – Telefonnummer
    – E-Mail-Adresse
    – Produktinteresse
FÜR WELCHE ZWECKE VERARBEITEN WIR IHRE DATEN UND AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

  1. Aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs.1 a DS-GVO)
    Wenn Sie gegenüber uns die freiwillige Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von bestimmten personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten. In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:
    – Anmeldung zu einer FKS-Veranstaltung
    – Durchführung einer FKS-Veranstaltung
    1. Zum Zweck der Durchführung einer Online Veranstaltung nutzen wir u.a. Teams der Firma Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, US. Weitere Hinweise zur Nutzung Ihrer Daten finden Sie unter https://www.fks.de/datenschutz/datenschutz_microsoft-365/.
      Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Beenden sie hierfür einfach Ihre Teams Sitzung.
    2. Zum Zweck der Durchführung einer Online Veranstaltung nutzen wir unter anderem den Anbieter vimeo. Vimeo wird betrieben von Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 5th Floor, New York, New York 10001, USA. Weitere Hinweise zur Nutzung Ihrer Daten finden Sie unter https://vimeo.com/privacy
    3. Zum Zweck der Qualitätskontrolle willigen Sie mit der Teilnahme an der Online Veranstaltung der Zusendung eines Feedbackbogens im Anschluss an die Veranstaltung ein. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Informieren Sie uns entsprechend über Datenschutz(at)fks.de.
    4. Auf Veranstaltung werden Foto- und Videoaufnahmen erstellt. Diese werden zur Öffentlichkeitsarbeit (auch in den sozialen Medien) genutzt und dienen außerdem der dauerhaften Dokumentation (offline und online und können so auch im außereuropäischen Ausland abgerufen werden).
      Diese Verarbeitung dient der Wahrung unseres berechtigten Interesses an Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation im Sinne von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO.
      Gegen die Verarbeitung steht Ihnen in begründeten Fällen ein Widerspruchsrecht zu. Ferner haben Sie ein Recht auf eine unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten Daten sowie unter Umständen auch ein Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung der Daten.
AN WEN WERDEN IHRE DATEN WEITERGEGEBEN?

Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten werden Ihre personenbezogenen Daten gegenüber verschiedenen öffentlichen oder internen Stellen, sowie externe Dienstleistern und teilnehmenden Partnerunternehmen offengelegt.

  1. Unternehmen im Unternehmensverbund
    FKS IT GmbH & Co. KG
  2. Externe Dienstleister
    Wir arbeiten mit ausgewählten externen Dienstleistern zusammen, um unsere vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zu erfüllen:
    – IT-Dienstleister (z.B. Wartungsdienstleister, Hosting-Dienstleister)
    – Dienstleister für Akten- und Datenvernichtung
    – Druckdienstleistungen
    – Telekommunikation
    – Beratung und Consulting
  3. Öffentliche Stellen:
    Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.
    – Wirtschaftsprüfer
  4. Teilnehmende Partnerunternehmen
    Zur Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung werden folgende personenbezogene Daten gegebenenfalls an teilnehmende Partnerunternehmen übermittelt:
    – Firmenname und -Adresse
    – Vorname, Nachname
    – E-Mailadresse
WELCHE QUELLEN HABEN IHRE DATEN?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen direkt erhalten haben oder die bereits vorhanden sind. Sollten Sie sich nicht selbst bei uns angemeldet haben und nicht wissen, wer dies getan haben könnte, dann kontaktieren Sie uns gerne unter Datenschutz(at)fks.de oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.

WERDEN IHRE DATEN AN LÄNDER AUßERHALB DER EUROPÄISCHEN UNION (SOG. DRITTLÄNDER) ÜBERMITTELT?

Für die Durchführung von Telefon und Videokonferenzen nutzt wir Teams der Firma Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, US. Weitere Hinweise zur Nutzung Ihrer Daten finden Sie unter https://www.fks.de/datenschutz/datenschutz_teams

WIE LANGE WERDEN IHRE DATEN GESPEICHERT?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist.
Sollte eine Speicherung der Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich bzw. ergeben sich z.B. aus:
– Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den Verjährungsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen in manchen Fällen bis zu 30 Jahre betragen, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.

a. Wir speichern Ihren ausgefüllten Feedbackbogen bis zum Dezember im Folgejahr des Anlagedatums.

ALLGEMEINE RECHTE

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO, das Recht auf Wiederspruch nach Art. 21 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO i. V. m. §19 BDSG.

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten.

INFORMATIONEN ÜBER IHR WIDERSPRUCHSRECHT NACH ART. 21 DS-GVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO (Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.

Empfänger eines Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse erfolgen und sollte gerichtet werden an:

Friedrich Karl Schroeder GmbH & Co. KG
Schwarzer Weg 8
22309 Hamburg
Deutschland
Telefon: +49 40 63705-0
E-Mail: Datenschutz(at)fks.de

ÄNDERUNGEN DIESER INFORMATIONEN

Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und Sie über die Änderungen informieren.